歷史無聲 檔案有痕

《欽定大學堂章程》中關于文案處機構和文案職位的相關內容

1993 年 5 月 10 日，校發［1993］91 號文件通知：經1993年5月7日第318次校長辦公會研究，同意學校綜合檔案室改名為北京大學檔案館。北京大學檔案館成立雖然只有31年，而北京大學的檔案工作最早卻可追溯至京師大學堂時期。筆者將 1898-2000 年這一百年來的檔案工作歷史進行梳理，以展現北大檔案工作的變化和發展。

一、檔案機構的變化

光緒二十四年七月初五（1898 年 8 月21日）京師大學堂第一任管學大臣孫家鼐在《奏為大學堂文卷日繁請添設文案處以速公務恭折》中提到，“查大學堂原奏章程有總辦、提調、教習各員，皆各有專司，而章奏文書無人經理。近日，預籌開辦事宜及將來奏咨各件事極紛煩，且學堂創設與部院例行文字不同，非學識兼優、通達政事者，未能立言得體。”“今請定該員等差務名目，以瑞洵為文案處總辦，朱啟勳、劉體乾為文案處會辦，庶幾往來文件隨到隨行，且可助臣考究經史，稽核掌故各事?！痹诖俗嗾壑械谝淮翁岬健拔臅薄拔陌柑帯保约皩Τ袚隧椆ぷ魅藛T的要求。

在 1902 年頒布的《欽定大學堂章程》第五章第四節中規定：“設文案提調一員、襄辦二員，以總理往來文件?！蔽陌副９芄ぷ骷从晌陌柑嵴{及其下屬人員負責。

在1904年《奏定大學堂章程》“教員管理員第五”之第一節，“大學堂應設各項人員如下，庶務提調、文案官、會計官、雜務官……”第七節，“庶務提調每科一人，共八人，以明學堂規矩之職官充之，受總監督節制，為分科大學監督之副，諸事與本科監督商辦，管理該科文案。收支、廚務及一切庶務；文案官、會計官、雜務官屬之。”第八節，“文案官主本科中文牘，除奏稿應由總監督酌派人員擬辦外，凡堂中本科咨移批札函件皆司之，稟承于庶務提調?！痹谑鼊仗嵴{之下設文案官，文書及文案保管工作均由文案官負責。由以上幾份材料可以看出，在京師大學堂時期曾先后設有文案處機構和文案提調之職，這可視為檔案工作的初型。其職責一是草擬文牘、辦理往來文件，二是收管文件，即收藏、管理文書檔案。

在蔡元培校長掌校時期，總務處內設若干“部”，在“部”之下設“課”。其中總務部下設有文牘課，除文牘課外還有日刊、會計二課，均直屬于總務長。文書和文書檔案管理工作由文牘課具體負責。

1931 年，蔣夢麟校長掌校后，學校將總務處改為秘書處，處內不再設“部”，后又改“課”為“組”，文牘課就改為了文牘組。

1937 年抗日戰爭爆發，北大、清華、南開三校遷至湖南長沙，組成“國立長沙臨時大學”，后又轉至云南昆明，更名為“國立西南聯合大學”。在聯大時期，總務處下設文書組?！犊倓仗幗M織簡則》中規定文書組的職責為：掌理本校文件之收發、撰擬、繕校、歸檔及其他文書事項。

1945 年抗戰勝利。1946 年 4 月 5 日，教育部公布《各級學校遷校辦法》，北大、清華、南開三校先后返回平津。復員后的北大又將總務處改為秘書處，處內仍設文書組，其職責與西南聯大時期相同。

新中國成立后至院系調整前 ，即1949-1952 年間，文書檔案統由文書科掌管，直至 1953 年文書科取消，又改由校長辦公室兼管。

1956 年，“校長辦公室”改為“大學辦公室”。1958 年 11 月 4 日，經校行政工作會議決定，“在大學辦公室領導下成立檔案室”，設工作人員 2 人。主要負責全校黨政文書檔案和歷史檔案材料的收集、整理、保管、利用工作。

1959 年，中央印發了《關于統一管理黨政檔案工作的通知》。按照中央通知精神，校黨委決定：將“大學辦公室檔案室”改為“北京大學檔案室”，統一管理全校黨政工團等單位的全部檔案，并對各單位進行檔案事業的業務指導。自通知印發后，檔案室改由黨委辦公室領導。此《通知》的重要意義在于：第一次明確指出檔案應集中“統一管理”以及檔案部門對業務工作負有“指導”的責任。

1966-1971 年檔案管理工作一度被中斷，檔案工作混亂。文書檔案室與人事檔案室合并，由校革委組直接領導，檔案人員只有1人。1972年，文書檔案室與人事檔案室分離，文書檔案室劃歸黨委辦公室領導，人事檔案室仍由人事處領導。

1982年12月，根據上級部門的要求和學校檔案工作發展的需要，經校長辦公會決定并經校黨委批準，在文書檔案室的基礎上成立學校綜合檔案室，下設文書檔案科和科技檔案科，綜合檔案室為學校直屬行政機構，處級建制，由一位副校長分工領導，校長辦公室主任協助副校長工作，任命馬玉清為綜合檔案室主任。1983 年 4 月 22日，“北京大學綜合檔案室”印章啟用。1985年7月，校長辦公會研究決定，綜合檔案室由秘書長文重負責領導。自此北京大學的檔案工作逐步重入正軌。

1993年5月，校長辦公會決定，將綜合檔案室更名為“北京大學檔案館”，負責全校各門類檔案的收集、整理、保管、利用工作。梁柱副校長分管檔案工作，任命張愛蓉為檔案館館長。將原檔案室的文書檔案科和科技檔案科改為一室和二室。一室負責管理文書檔案（含學籍檔案）、聲像檔案及檔案的計算機管理；二室負責管理科研檔案、基建檔案、出版檔案、設備檔案、生產產品檔案及會計檔案等。

二、檔案館藏的變化

北京大學檔案館館藏檔案分為五個全宗：北京大學全宗、國立西南聯合大學全宗、國立北平大學全宗、燕京大學全宗、日偽占領區的“國立北京大學”全宗。

北京大學全宗在本節后面部分介紹。國立西南聯合大學全宗：抗戰勝利后，北大、清華、南開三校復員返回平津，聯大師范學院的檔案材料即留在了昆明師范學院（今云南師范大學），臨大和聯大的其他檔案材料則分別由三校保存。北京大學保存有常務委員會、校務委員會、教授會會議記錄等。清華大學保存有教學、科研、教職員、學生等方面的檔案。南開大學保存了部分教學、科研、學生、經費、校舍、設備等檔案。國內西南聯合大學全宗的形成時間為1937-1946年，主要內容有：臨大和聯大常務委員會會議記錄、校務會議記錄及教授會會議記錄；教職員名錄、聘任、離職材料；教務通則、課程設置及授課時間表、學生名冊、成績單等。

國立北平大學全宗：1927 年九所國立高等學校合并成立京師大學校，1928 年改名為中華大學，后又改為北平大學。1929年，北大、北師大等校復校成功，但北平大學仍然保留。1937 年抗戰爆發，北平大學遷至西安，與北平師范大學聯合成立西安臨時大學，后又遷至漢中，更名為西北聯合大學。1938 年之后，教育部又將西北聯合大學和其他高校合組為西北大學、西北工學院、師范學院、農學院、醫學院等五所高校?？箲饎倮?，教育部決定取消北平大學建制，原北平大學各學院不再復員回北平。原北平大學留在北平的一些檔案遂交由北京大學保存。北平大學檔案形成時間為1929-1937年，主要有：教育部任免校長的訓令；行政會議記錄；教員聘任；學則、招生簡章等。

日偽占領時期的“國立北京大學”全宗：1946 年北大復員返回北平后，日偽占領區的“國立北京大學”檔案，也移交給了北大保管。檔案的形成時間為 1939-1947年，主要內容有：偽教育部變動校長的訓令；工學院院務會議記錄；校務管理的布告、秘書處規則；教員聘任、升級、調動材料；教職員名冊、學生一覽、課程一覽等。

燕京大學全宗：燕京大學 1919 年建立，1952 年撤銷，共存續 33 年。院系調整后，北京大學自城內沙灘遷至燕京大學舊址，燕大的檔案材料也交由北京大學保存。現館存燕大檔案的形成時間為1916-1952年。主要內容有：燕京大學董事會會議記錄、校務會議記錄、行政委員會會議記錄；各院系課程一覽、招生簡章、教職員學生名錄；燕京大學購買房地產契約及校園建設方面的材料。另還存有 1 萬余件學生學籍檔案和反映燕園景觀的照片檔案。

接下來將著重梳理一下北京大學全宗檔案的變化。本全宗檔案分為三個部分：京師大學堂檔案（1898-1911）、國立北京大學檔案（1912-1937，1946-1949）及新中國成立后至今的北京大學檔案。

京師大學堂的檔案，主體存于中國第一歷史檔案館。北大檔案館僅存有164卷，主要有大學堂的奏折和上諭、大學堂與各省、各衙門關于章程、考學、接受房屋等方面的來往咨文。

國立北京大學檔案，館存共 3450 卷（件）。主要有：評議會議事錄、招考簡章、課程指導書、學生社團組織有關材料、學生名冊、成績單等。

新中國成立后的北京大學檔案情況如下：

新中國成立后至院系調整時（1949-1952 年），文書檔案統由文書科掌管，當時不是采用統一管理的方法，比較重要的文件散存各處，會議記錄、會計財務、基建檔案等由各主管部門管理。院系調整一年后，文書科取消，檔案工作改由校長辦公室兼管，所管的也僅限于文書檔案。關于教學改革以及科學研究等方面的文件，則因過去傳統的習慣，分別由有關部門或個人保存。

1959年3月，中央下發了《關于統一管理黨政檔案工作的通知》。12月，學校制定了《北京大學文書處理工作及檔案工作暫行通則》，其中規定：1.學校黨政各部門、教學和科研部門以及各工廠生產勞動部門，對所產生的文書檔案資料，均應有運轉、搜集、整理、統計、鑒定和利用的制度，并作為檔案文件保存。2. 學校黨政工團學生會的檔案應集中統一管理，維護檔案的完整和安全，反對分散管理，各自為政。3. 各單位立好的案卷應按全校統一規定的期限向檔案室移交。

這份文件的制定對檔案工作的開展具有重要意義，它首先明確了檔案工作應由規章制度做保障；其次強調了檔案的屬性，以及應實行集中統一管理反對各自為政；其中最重要的是要向檔案室移交。此文件也奠定了之后檔案規范化、制度化管理的基礎。1971 年 12 月，校革委會辦公室發出《關于清理文件和立卷工作的通知》并制定了《北京大學革委會辦公室關于文書立卷歸檔的試行辦法》。其間文書檔案室曾組織人員對混亂的檔案材料進行清理，共清理散存文件15柜，其中大部分是燕大時期的檔案。

1979年3月，校黨委在《關于加強文書檔案工作的意見》中進一步指出：為了適應新形勢的發展和各項工作的要求，文書檔案工作必須加強和改進：1.提高認識，加強領導……2.貫徹執行黨政檔案集中統一管理的原則……目前全校的文書檔案、財務檔案、保衛檔案、外事檔案、學籍檔案、科研檔案、儀器設備檔案、基建檔案等由幾個單位分別保管……可逐步實現集中統一管理，按照規定手續向文書檔案室移交。3.加強文書檔案機構，配備專兼職人員。4.建立健全必要的規章制度。5.要有一套科學的、完備的管理方法和程序。

在文件精神的指導下，檔案室共接收整理了 5 個撤銷單位和 3 個臨時機構的文書檔案。

1980年12月，國家經委、建委、科技委和國家檔案局發布了《科學技術檔案工作條例》。該條例規定，每個科研課題、試制產品、工程技術項目，在完成或告一段落后，必須將形成的科技文件材料及時歸檔……之后，《北京大學科學技術檔案工作暫行辦法》出臺，在《辦法》的指導下，由檔案室負責管理與指導全?？茖W技術檔案工作。

1986 年，綜合檔案室提出逐步實現集中統一管理全校檔案的意見。此意見經學校同意后施行。具體步驟為：1986 年，教學、科研、科技外事、名人檔案由檔案室集中統一管理；1987 年，基建、設備檔案由檔案室集中統一管理；1988 年，產品生產、出版物等方面的檔案由檔案室集中統一管理。尚未實現統一管理的檔案，分別由各有關業務管理部門指定專人負責管理。

自1959年《關于統一管理黨政檔案工作的通知》下發，到 1988 年全校各單位將檔案陸續向檔案室移交，北京大學的檔案終于一步步實現了由檔案室集中統一管理。

20世紀90年代初期，教學行政處學籍檔案室將其保管的本科生學籍檔案全部移交給綜合檔案室保管；基建處將保存幾十年的基建檔案移交給綜合檔案室；出版社也移交了建社以來的全部樣書、審稿單。

20世紀90年代末期，檔案館工作人員共同將京師大學堂、新中國成立前北京大學、西南聯合大學、燕京大學、北平大學、日偽占領時期的“國立北京大學”的絕大部分文書檔案進行了整理。

三、檔案存儲空間的變化

在目前所能查閱到的館藏檔案中，涉及到檔案庫房、檔案存儲空間的內容非常少，最早的記載始于20世紀70年代。

當時的文書檔案室在辦公樓，檔案存放于辦公樓一層的房間內。1982 年綜合檔案室成立之后，學校暫定將紅一樓三層的一半騰出做檔案庫房，紅一樓二層調出兩間作為辦公室。但此方案未得落實。

20世紀80年代初，檔案的存放條件依然極其有限：會計檔案常年堆放于辦公樓頂層的閣樓角內，夏季溫度高，檔案材料嚴重受損。文書檔案逐年增多，檔案室現有庫房極度擁擠，因此檔案室建議學校將檔案庫房建設問題列入全?；窘ㄔO總體規劃之內，以徹底解決庫房不足。王路賓常務副校長批示：我意將原燕京圖書館舊房改做北京大學檔案館，有計劃地逐年騰出。若此方案不能實現，則需考慮重建。

1985 年，原燕大圖書館樓是由檔案館、教學行政處、圖書館、“748 工程”試驗室四個單位共用的辦公用房，檔案用房僅占用北側的一部分。直到 80 年代末期，“748 工程”試驗室搬出，一層空間才全部交由檔案室使用。由此檔案室工作用房面積增至850平米，其中庫房面積達到了483平米。這種情況一直延續至1997年。

2000 年 3 月 8 日，北大資產管理部、圖書館、檔案館簽訂了《關于將燕大舊館二樓全部移交給檔案館使用的備忘錄》。其中提到，“圖書館經反復核對調整，決定把現存于燕大老館二樓的三萬多冊中文舊報刊搬遷轉移至大館收藏，將燕大舊館二樓全部交由檔案館使用”，“自2000年4月份起，除樓頂作為圖書館外文報紙庫房外，燕大舊館全部交由檔案館管理?！?/p>

（作者為北京大學檔案館管理利用辦公室主任）西南聯大《總務處組織簡則》